Tietosuojaseloste
Tämä on tietosuoja-asetuksen mukainen henkilötietojen käsittelyä koskeva informointiasiakirja. Päivitetty: 29.3.2023
1. Henkilötietojen käsittely:
Helsingin seudun erilaiset oppijat ry (HERO) jäsenet sekä eri toiminnot: tapahtumat, koulutukset, kurssit, harrasteryhmät, nuorten toiminta, lukiseulat, lukitestit, varainhankinta, yleisötilaisuudet, vapaaehtois- ja vertaistoiminta, muut ilmoittautumista edellyttävät tapahtumat ja viestintä sekä laskutus
2. Rekisterinpitäjä
Helsingin seudun erilaiset oppijat ry (HERO) y-tunnus: 1084955-0 Mannerheimintie 44 A 5-6, 00260 Helsinki
3. Rekisteriasioiden yhteyshenkilöt
Helsingin seudun erilaiset oppijat ry (HERO), toiminnanjohtaja Suvi-Päivikki Hiipakka
järjestökoordinaattori Marika Sipilä, marika.sipila@lukihero.fi, 050 527 6977
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa, sopimukset ja oikeutettu etu huolehtia järjestöpalveluista ja viestinnästä jäsensuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella sekä rekisteröidyn suostumus.
Rekisterin henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, asiakassuhteeseen ja/tai henkilötietolakiin.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena:
- Järjestö- jäsenyhdistyspalvelut
- Viestintä ja tiedottaminen, mm. uutiskirjeet, jäseninfo
- Eri toimintojen, esim. ryhmätoiminnan, koulutusten- ja tapahtumien toteuttaminen ja markkinointi
- Yhteistyö ja viestintä eri toimijoiden välillä
- Varainhankinta
- Toiminnan kehittäminen
5. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterinpitäjän jäseneksi voidaan hyväksyä
- henkilöjäseneksi tai kannatusjäseneksi yli 15-vuotias oikeustoimikelpoinen henkilö, joka haluaa tukea yhdistyksen toimintaa
- kannatusjäseneksi tai yhteisöjäseneksi voidaan hyväksyä oikeustoimikelpoinen yhteisö, säätiö tai yritys, joka haluaa tukea yhdistyksen toimintaa.
Rekisterinpitäjä käsittelee seuraavia henkilötietoja:
- henkilöjäseniä koskevat tiedot yhteyshenkilöiden nimet sekä yhteystiedot, sähköpostiosoite, laskutustiedot, syntymävuosi, sukupuoli sekä muut jäsenyyttä koskevat täsmentävät tiedot ja esimerkiksi jäsenetuihin liittyvät tiedot
- yhteisöä tai yhteisön yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten y-tunnus ja yhteyshenkilöiden nimet sekä yhteystiedot, sähköpostiosoite, laskutustiedot
- eri toimintojen, tapahtumien- ja koulutusten osallistumistiedot
- mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot
- mahdolliset suoramarkkinointikiellot
Rekisterinpitäjä käsittelee seuraavia henkilötietoja tapahtumien ja koulutusten järjestämiseksi:
- nimi ja yhteystiedot
- sähköpostiosoite
- taustaorganisaatio
- mahdolliset erityistarpeet
- tieto tapahtumista, joihin rekisteröity osallistuu kuten tieto liittyen tapahtumailmoittautumisiin (sisältäen ruokavaliotiedon) sekä laskutuksen
Muissa yhteyksissä, mm. Uutiskirjeiden ja muun viestinnän toimittamiseksi rekisterinpitäjä käsittelee seuraavia henkilötietoja:
- nimi ja yhteystiedot, sähköpostisoite
Verkkopalvelun käyttämiseen liittyvien evästeiden käyttö
Verkkopalvelun käytön seurantaan ja käyttöä sujuvoittamaan sovellettavat tekniikat ovat yksilöiviä, mutta nimettömiä. Tekniikat ovat hyvin yleisiä, niitä hyödyntävät lähes kaikki verkkopalvelut. Sivu www.lukihero.fi käyttää kolmannen osapuolten evästeitä:
- Google Analytics, joka on Googlen analysointityökaluja, jotka auttavat selvittämään, miten vierailijat käyttävät sivustoa. Voit tarkastella ja hallinnoida yksityisyysasetuksiasi selaimesi asetuksissa. Voit tarkastella evästeitä sekä muokata niiden hyväksymisperusteita selaimesi asetuksissa.
6. Tietolähteet
Saamme tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.
7. Tietojen luovutukset ja siirrot
Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita.
Rekisterinpitäjä on ulkoistanut IT-hallinnan ja keskitetyn rekisterin ylläpidon ulkopuolisille palveluntarjoajille, joiden hallinnoimille ja suojaamille palvelimelle henkilötietoja tallennetaan.
Muut ulkoistukset:
- Eri toimintoihin esim. tapahtumiin, kursseille, harrasteryhmiin, koulutuksiin ilmoittautumiset
- Etänä järjestettävät toimintojen toteutus esim. webinaarit
- Jäsenrekisteripalvelu, jäsenedut ja jäsenlaskutus
- Uutiskirjepalvelu
- Kyselyjen toteuttaminen
- Laskutus
8. Tietojen suojaus ja säilytysajat
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Manuaaliset aineistot säilytetään lukituissa tiloissa. Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Säilytämme henkilötietoja vähintään jäsenyyden tai tilauksen keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, valtionavustuksiin liittyvä lainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset. Ruokavalio- ja erityistarvetiedot poistamme tapahtuman tai koulutuksen jälkeen. Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseä koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumus tai muuttaa sitä. Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseen kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Reksiterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. Rekisteröidyllä on myös oikeus, milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.
10. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti marika.sipila@lukihero.fi
11. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.